Imprimir documentos faz parte da rotina de uma empresa, mas isso não significa que, por ser algo habitual e realizado constantemente, pode ser feito de qualquer jeito, por qualquer um e para qualquer finalidade, pois isso pode acarretar em gastos excessivos e danos às máquinas.

Sendo assim, é importante ter um controle de impressões para empresas, que ajudará no bom funcionamento desta importante área. Se não for possível concentrar todas as demandas de impressão em um setor ou pessoas específicas, ou seja, tudo que precisa ser impresso passar por ali, então é preciso que os funcionários cumpram combinados e/ou regras.

A primeira questão, e talvez a mais importante, é conscientizar os funcionários. Não é porque eles podem imprimir documentos que arquivos pessoais como fotos, projetos escolares e artigos podem ser impressos no local de trabalho.

A partir da conscientização dos funcionários, que pode ser feita inclusive com a exibição de dados de quantas folhas são compradas, cartuchos recarregados e investimentos realizados na manutenção e/ou compra de equipamentos, fica mais fácil implementar outros pontos de controle de impressão.

Exemplos de práticas que tornam as impressões mais eficientes: um passo a passo de como utilizar bem a impressora para não danificá-la, dicas de como colocar o papel para que a impressão não saia deformada ou com os parâmetros inadequados e a criação de um documento online e compartilhado onde todos os colaboradores preenchem o que imprimiram, para averiguar possíveis discrepâncias e solucioná-las.

O estabelecimento de metas permite inclusive que, caso alcançadas, bônus ou benefícios sejam entregues aos funcionários, para que eles vejam a economia gerada na empresa retornando para eles e se sintam valorizados, já que também foram responsáveis por essa redução.

Caso a impressora utilizada no ambiente de trabalho não seja suficiente, ou você precise de manutenção nas que lá estão, conte com a Espaço Print. Nós realizamos esses e outros serviços, sempre com profissionais capacitados e equipamentos de ponta.

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